Тайм менеджмент - основные принципы
Меню Рубрики

Основные принципы тайм менеджмента

управление временемНа работе вечный аврал, в рабочее время все успеть нереально. После того, как выходные потрачены на разбор завалов, кажется все, с понедельника будет легче. Но, все опять наваливается снежным комом и к концу недели опять сплошной завал. Знакомо? Думаю, это знакомо если не каждому, то очень многим, как наемным работникам, так и тем, кто работаем сам на себя.

 

Как все успевать, есть ли выход? Как известно, выход есть всегда. По данному поводу существует много мнений специалистов, масса методик и тренингов, но, к сожалению, не каждый может позволить себе оплатить подобное удовольствие.

Не буду отбирать хлеб тренеров и коучеров, просто хочу подлиться собственным опытом. Я также посетила пару тренингов по тайм менеджменту, но, использую не все, чему меня учили. Может быть, я плохая ученица и не умею пользоваться полученными знаниями, может быть, у меня такая специфика работы, которая не позволяет применять на практике некоторые принципы тайм менеджмента.

Например, советуют выделять в своем распорядке дня так называемый «закрытый час» — период времени (не обязательно час, можно тридцать минут, или два часа), которое вы уделяете для выполнения более трудных задач, требующих концентрации внимания.

В это время вы не должны отвлекаться на посторонние раздражители, не отвечать на телефонные звонки, не болтать с коллегами. Я себе этого позволить не могу. У меня есть непосредственный руководитель, который иногда дает мне срочные задания, либо же приглашает на встречу, когда нужно срочно что-то сообщить, или обсудить. Как вы уже догадались, руководителю я не могу сказать, что у меня закрытый час, и я не могу отвлекаться.

Также у меня есть помощник, который тоже периодически задает вопросы, так как без уточнения не может правильно выполнить задачи, поставленные мною же. Кроме того, очень часто я получаю по электронной почте письма, на которые необходимо ответить в срочном порядке.

Это не просто слова, все было проверено мною на практике.
Одним из наиболее эффективных способов управления своим временем, я считаю составления плана, но не жесткого, а гибкого, оставляя зазоры, учитывая специфику работы. Если вы зависите сами от себя, работаете практически в одиночку, будет намного проще с составлением плана.

Начать следует с определения более приоритетных задач на текущий день. При этом, первую половину дня следует выделить на решения наиболее сложных и требующих концентрации внимания вопросов, так как доказано, что во второй половине дня, человек стает более раздражительным, рассеянным и т.д. Определив перечень задач, их нужно расписать по времени, оценивая адекватно количество выделенного времени на выполнения того или другого задания.

Возможно, когда распишете все вопросы по времени, окажется, что вы не успеете выполнить некоторые задачи. Не стоит «впихивать» их в свой график, если вы реально оценили время, необходимое на выполнение остальных задач. В таком случае, следует пересмотреть приоритетность задач, и в дневном распорядке оставить только наиболее важные из них.

Важно при составлении плана задач на текущий день корректно определить перечень задач по степени их важности, а также время, необходимое на выполнение. Если получается, что многие задачи не вписываются в ваш план по причине дефицита времени, очень жаль, но если вы начнете хвататься за все сразу, то не сделаете до конца даже то, что запланировали, не говоря уже про дополнительные задачи.

Также важно научиться говорить людям «нет». Естественно, в разумных пределах, исключительно в тех случаях, когда это возможно. Вы не можете отказаться выполнять задание, которое входит в ваши обязанности, согласно должностной инструкции.

Но, вполне можете отказаться помогать, если у вашего сотрудника что-то не получается, и он просит вас проверить все от и до, чтобы выявить ошибку, либо же когда вам звонят из бухгалтерии или юр отдела с просьбой найти копию какого либо документа, который был утерян.

А вам для этого необходимо искать его, бежать в канцелярию сканировать, и таких примеров множество. Казалось бы, это все мелочи, но они занимают много рабочего времени. Кроме того, услугами таких людей, которые не умеют отказать, пользуются все.

В данном случае главное – не переборщить и не начать отшивать всех без разбору.

Касательно плана, у меня он работает, но не всегда. Иногда бывает так – я прихожу в офис, смотрю почту, набрасываю план работы на текущий день. После чего меня вызывает руководитель, и сообщает, что нужно срочно сделать определенный кусок работы, либо же нужно ехать в командировку, после чего мой план уже вообще не работает. Но так бывает редко, зачастую его просто приходиться корректировать. Так как я оставляю зазоры, то план все равно остается рабочим.

Кроме того, необходимо пользоваться ежедневником, если вы хотите систематизировать рабочий процесс, ничего не забывать и делать все своевременно. Тут долго рассказывать не буду, все очень просто – если вы знаете о чем-то заранее, стоит записать на определенную дату, чтобы не упустить ничего. Либо же если придется что-то вспомнить за последний месяц, вы сможете также воспользоваться своими записями.

Также важно научиться ставить цели. Вы наверняка замечали, что очень часто долгое время хотите что-то сделать, но все никак не решаетесь – то времени нет, то забыли, то какие-либо другие обстоятельства складываются не в благоприятных комбинациях.

Главное, что всегда есть отмашка, зачастую для самого себя. Если это действительно важно, необходимо поставить перед собою цель, обязательно с указанием даты. Если вы ставите перед собой задачу добиться цели, но при этом не указываете дату, это не цель, а всего лишь мечта. Поэтому немаловажно определиться с датой.

Когда есть цель, временные рамки для ее выполнения, осталось просто набросать план пошагового движения к цели.
Например, цель — поехать в отпуск в Египет, в феврале следующего года. План достижения цели – получить загранпаспорт, обратиться в турагентство и приобрести путевку, написать заявление на отпуск. Естественно, на практике пунктов будет намного больше, у каждого свои особенности, но примерно это должно выглядеть так.

Кроме того, следует определить, какие действия не являются обязательными, но занимают наибольшее количество времени. Например, вы много общаетесь с подружкой по аське, разговариваете по телефону не по работе, общаетесь с сотрудникам на личные темы, теряете очень много времени, повторяясь и так далее. Когда вы для себя определите «похитителей времени», следует по максимуму от них избавляться.

Может быть, от выполнения каких-то задач придется и отказаться. Например, если вы привыкли все проверять после своих подчиненных, при этом у вас потом не хватает времени на свои непосредственные обязанности, задумайтесь, может, все-таки не стоит? Ведь ваши подчиненные получают заработную плату за свою работу и просто обязаны выполнять ее качественно. В данном случае принцип «если хочешь сделать хорошо – сделай сам» не работает.

Необходимо научиться делегировать полномочия, конечно, если есть кому. Лучше потратить какое-то время и научить человека, который должен это делать, чем постоянно делать самому, хоть и быстро.

Это основные способы, которые помогают управлять своим временем лично мне. Естественно, у каждого своя специфика работы, и каждый должен сам для себя решить, что будет работать для него, а что нет.

Но поверьте, попробовать все-таки стоит, не ленитесь! Также хочу предупредить, что если вы действительно решили стать хозяином своего времени, необходимо хотя бы 2-3 недели попытаться приложить усилия, составлять и выполнять план на рабочий день и так далее, после чего данная привычка начнет работать на вас.

Приведенные ниже шесть простых советов помогут вам правильно организовывать свое время и больше успевать.

Начните день с вечера

Если время так ценно и его категорически не хватает, то почему не продлить свое завтрашнее время уже сейчас? Планируйте завтрашний день уже сегодня вечером. Потратьте двадцать минут сегодня для того, чтобы не тратить это время завтра.

Планирование это обязательное условие грамотного и эффективного использования рабочего времени. Составьте список дел, которые вы собираетесь сделать завтра до того, как ляжете спать. Но одно планирование не гарантия того, что времени хватит на все. Поэтому…

Определите приоритеты

Ваше время ограничено. Вам не успеть всего, если дел много. Или вам придется работать по 20 часов в сутки, что не редкость для начинающих свой бизнес людей, или расставлять приоритеты.

Приоритеты помогут вам выделить главное и сосредоточить все усилия на нем. Как правило, не всегда есть толк от выполнения 100% всей работы. Есть несколько наиболее важных дел, которые вы должны выполнить. От них будет зависеть результат. Поэтому, составляя список дел, определите приоритеты.

Вы можете сделать только главное, или же сделать все. Но время ограничено. Ваши задачи нуждаются во временных границах.

Установите сроки

И не выходите из них. Когда вы будете знать, что вы поставлены в определенных условиях, что ваше время не бесконечно, вы будете плодотворней трудиться. Ни одна задача не будет выполнена вовремя, если время на ее выполнение не установлена. Это ясно само по себе. Но почему же тогда мы об этом не задумываемся?

Установите строгие временные рамки для решения определенной задачи. Когда время закончилось, переходите к следующей работе. Таким образом, вы научитесь контролировать время и быть более дисциплинированными.

Делайте важные дела в начале дня

Все самое трудное и самое важное надо делать с самого утра. Так вы будете двигаться вперед, а не просто работать. Работа это процесс. А вам нужен результат. Он может быть выражен в чем угодно. Но, только делая ту работу, от которой зависит результат, вы можете рассчитывать на успех. Поэтому делайте важные дела в самом начале, пока вы еще полны сил и энергии.

Не отвлекайтесь в процессе работы

Одна из причин низкой трудовой эффективности – отсутствие концентрации на работе. Начиная какое-либо дело, вам нужно время, чтобы собраться, вникнуть в его суть. Затем вы начинаете работу и…

Вы отвлеклись. Вам кто-то позвонил, или вы решили выпить стакан воды, или поприседать. Вы потеряли время, из того, что вы запланировали на выполнение работы. Но когда вы вернетесь к работе, вам придется снова тратить его уже на то, чтобы собраться и сконцентрироваться.

Не теряйте время. Не отвлекайтесь во время работы.

Доводите дело до конца

Принявшись за работу, доводите дело до самого конца. И тогда вы сможете использовать время рационально и эффективно.

Время предпринимателя ограничено, но работа должна быть выполнена. По крайней мере, самая важная работа. Принимайтесь за нее в первую очередь, и доводите ее до конца. А еще, не ставьте перед собой заведомо невыполнимых задач в короткие сроки.

Ведь переживания по поводу вашей неспособности сделать все дела не прибавят лишние часы к суткам. А лишних часов на отдых и восстановление сил вы лишите себя сами чрезмерной самокритикой.

Обобщим ключевые моменты:

1. Поймите, что время не может быть контролируемым

Другими словами, вы не можете управлять временем, но вы можете, управлять собой. У вас есть около 14 активных часов в течение дня, что оставляет вам достаточно времени, чтобы завершить многочисленные мероприятия и задачи. Как только вы поймете это, вы сможете использовать это время мудро и эффективно.

2. Начните понимать то, как вы используете время.

Проведите неделю записывая каждый вид деятельности, что вы делаете в течение дня: когда вы это делаете, как часто вы это делаете, и как долго вы это делаете. Проверьте ваш рекорд за неделю, и вы обнаружите, что вы можете разделить свою деятельность на три категории:

  • Срочно — работа, которую нужно сделать немедленно
  • Важно — работы, которые жизненно важны для вашего бизнеса, но могут подождать некоторое время, и текущие — работы, которые вы должны делать только тогда, когда у вас есть свободное время, или которые вы должны сделать без помощника.
  • Рутинные — работы, которые вы должны делать только тогда, когда у вас есть свободное время, или работы, которую вы могли бы поручить помощнику.

Сущность управления временем, состоит в расстановке приоритетов в работе в соответствии с этими критериями.

3. Вы увидите, что есть вещи, на которые вы слишком часто тратите время.

4. Бывает и так, что проблема не решается.

Если вы застряли на какой то  проблеме, вместо того чтобы сидеть и смотреть на стены, отложите её в сторону на некоторое время, и поработайте над чем-то еще, прежде чем вернуться к ней снова. Сосредоточение внимания на чём-то творческом, а не на том, как вы застряли, как правило, позволяют расслабиться и решать проблему более эффективно, когда вы вернетесь к ней снова.

5. Не совершайте ошибки, чётко фиксируя ваши рабочие часы, а затем пытаться сделать всю вашу работу в это время.

Гораздо лучше, записать все ваши дела и общее время, когда вы должны закончить все это. Если работа требует  слишком много времени, у вас есть варианты: найти способы сократить время на эту работу или разбить её на части и работать с другими людьми.

6. Не попадитесь в ловушку, оставляя большие поля для «неожиданных» дел.

7. Это звучит скучно, но, один из лучших советов, вы должны следовать, процедурам (регламентам). Процедуры помогут вам навести порядок и сэкономить время.

8. Не позволяйте другим тратить свое время.

Быть хорошим другом это хорошо, но дружба на работе означает, что вы теряете драгоценное время, слушая, что другие говорят о своих личных делах. Нужно быть вежливым, но твердо давая понять, что есть другое время и место для всего этого.

9. Убедитесь, что у вас есть время, чтобы расслабиться.

Без этого ваша эффективность будет снижаться. Никакая техника управления временем не сможет помочь тем, кто не может работать эффективно.>

10. Учитесь делегировать.

Делегируйте полномочия другим, чтобы можно было получать лучший результат от работы, которую вы оставите для себя.

Важные вещи, иметь в виду:

  • Вы не можете изменить время — вы можете только управлять собой
  • Процедуры (регламенты) часто скучны, но это лучший способ управления временем
  • Не пытайтесь сделать слишком много дел в ограниченное время — страдает качество
  • Проверьте ваше использование времени и старайтесь быть более эффективными в том, как вы его используете
  • Учитесь делегировать полномочия, дела, которые вы не должны делать сами — качество вашей работы улучшится
x

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *