Письма играют весьма значимую роль в сфере делового общения. Контракт, чек, а также любой другой деловой документ, посланный почтой нуждается в сопроводительном письме. В письме необходимо сообщить что послано, для того чтобы получатель знал, что вы были намерены послать. Такое деловое письмо обычно называют «рутинным».
Наилучшее впечатление на читателя произведет лишь хорошо составленное письмо. Соответственно, хорошее письмо способно привлечь хороших деловых партнеров.
Банковские ссуды, лицензии на торговые марки, совместные предприятия довольно часто пишутся на английском языке, потому как английский язык уже давно укрепился в статусе международного делового языка.
Известны три стадии деловых контактов:
- Переговоры, обсуждающие условия
- Составление документов, описывающих эти условия
- Переговоры об обеспечении либо не обеспечении выполнения некоторых условий.
Деловые письма делятся на официальные и полуофициальные. Первый тип писем обычно в ходу у людей, занимающихся бизнесом: менеджеров, руководителей, секретарей, специалистов по бизнесу и технологиям. Такие письма подразделяются в свою очередь на такие группы как: заказы, запросы, предложения и прочее.
Компании обычно используют свои фирменные бланки, отпечатанные на хорошей бумаге. Этот бланк содержит название фирмы, адрес и характер бизнеса фирмы.
Как правило, фирменные деловые письма состоят из девяти важных пунктов:
- Дата — число, месяц, год.
- Имя и адрес лица, кому адресуется письмо.
- Приветствие или вступительная часть.
- Первый абзац, кратко описывающий о чем письмо.
- Тело письма — суть вопроса.
- Заключительный абзац , подводящий итог .
- Обязательное вежливое прощание — «До свидания».
- Подпись (инициалы).
- Приложения.
При написании письма используют только одну сторону листа, продолжение же переносят на другой лист. В этом случае страницы нумеруют и в левом углу прописывают фамилию или инициалы получателя, а также дату письма.
Если с письмом высылаются приложения, особенно если это важные документы, то их необходимо перечислить.
Деловые письма должны быть четко и разборчиво подписаны тем лицом, которым оно было написано.
Подпись располагается ниже вежливого прощания и всегда должна быть полной и одинаковой по стилю.
