Как правильно написать деловое письмо
Меню Рубрики

Как правильно написать деловое письмо

как написать деловое письмоВ нынешнее время деловые люди общаются по деловым вопросам с помощью электронной почты и Интернета. На данный момент это самая удобная форма передачи информации. Но, в то же время существует и форма классической переписки, когда письмо пишется на офисной бумаге, и упаковывается в конверт.

 

Не смотря на то, в каком виде ведётся переписка, существуют общие универсальные правила написания делового письма.

Первым вопросом, который возникает – это с чего начинать письмо, и как его заканчивать. Также существует определённая последовательность размещения в письме информации, оформление письма и порядок употребления в письме специальных терминов. Грамотная переписка – это залог успеха, и своеобразная визитная карточка компании.

Начинается деловое письмо обычно со слов приветствия и обращения к партнёру. Например, «уважаемые господа», «уважаемый господин директор» и так далее. За тем, коротко излагается цель письма. В таком случае можно использовать шаблоны и фразы: «Прошу Вас», «Подтверждаю что», и прочие.

В следующей части письма следует изложить основную суть послания. Затем идёт завершение. В последних сроках нужно изложить итоги обращения. Можно также использовать фразы «Заранее благодарим за», «Уверены что», «Прошу извинить за», и так далее.

Любое деловое письмо завершается фразой и подписью отправителя. Также в конце письма можно указать название компании, адрес и телефон, и другая контактная информация. Можно, например, использовать фразу «С уважением ».

Во многих случаях, особенно это касается «электронного» письма, используется постскриптум. Выделяется этот абзац обычно английскими буквами «Р» «S». В этом абзаце обычно пишется любая информация, которая имеет косвенное отношение к сути письма, но в то же время представляет для адресата особую важность.

На смотря на ряд преимуществ «электронного письма», у обычного письма, отправленного по почте, имеется также свои прелести. Например, если такое письмо оформляется на фирменном бланке, то это служит своеобразной визитной карточкой фирмы.

Также очень важно не откладывать ответ на письмо, полученное от Вашего делового партнёра. В любом случае очень важно отправить ответ. Даже если Вы не готовы конкретно решить проблему, и чётко ответить на полученное послание, нужно известить Вашего партнёра о том, что Вы получили его письмо.

А сформулировать ответ можно, написав, что ответ на интересующий Вашего партнёра вопрос будет дан в ближайшее время.

x

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *