Как подготовить успешную бизнес-презентацию
Меню Рубрики

Как подготовить выигрышную бизнес-презентацию

бизнес презентация - фотоУникальная статья, готовящая к проведению важных презентаций и переговоров, основана на апробированных авторских методиках, работает на 100% успешную реализацию Ваших планов по привлечению денег в бизнес.

 

Термины и определения

  • Аудитория: Группа слушателей или зрителей; публика читает, смотрит или слушает;
  • Внимание: Состояние готовности, включая фокусировки сознания и восприятия
  • Выгода: Преимущество или приобретение
  • Сообщать (рассказывать): Доносить знания или информацию; делать известным
  • Донести: Послать что-то направлено на определенную цель или назначение
  • Сообщение: Донесение информации в письменном, устном виде или знаками основная тема или идея
  • Задача: Цель, цель или конец действия; стратегическая позиция, которая должна быть достигнута
  • План: Краткое содержание конкретного вопроса; итог письменной работы
  • Пауза: Интервал в строфе; короткая задержка голоса для определения границ и отношений между предложениями и их частями
  • Практиковаться: Неоднократно выполнять/работать над с целью приобрести опыт; тренироваться с помощью повторяющихся упражнений
  • Презентация: Доклад с целью описания или убеждения в чем-то, например, доклад продавца продукта
  • R.A.M.P. (Rapport, Attention, Message, Plan)= Контакт, Внимание Сообщения План
  • Контакт: Отношения обозначены гармонией, согласием или сходством
  • Продавать: Убеждать или влиять на курс действий или принятия чего-либо
  • W.I.F.T (What’s In It For Them)= What’s In It For Them = Что в этом есть для них?

I. Как подготовить бизнес-презентацию

Во-первых, поймите и постарайтесь избавиться от любых волнений по поводу того, что необходимо стоять перед группой людей и делать презентацию. Ниже приведены некоторые легкие советы по преодолению ваших страхов:

  1. Улыбайтесь! Ваша аудитория Вас примет тепло, если Вы будете улыбаться.
  2. Дышите глубоко! Не задерживайте дыхание во время речи
  3. Медленнее! Не спешите проскочить сквозь слова и основные моменты. Дайте себе достаточно времени, чтобы донести материал, разумно используя предоставленное время.
  4. Будьте хорошо подготовлены! Это (почти) гарантия, что чем лучше Вы подготовились, тем меньше Вы будете нервничать. Тренировка подготовит Вас.
  5. Представьте успех! Проведите несколько минут перед началом презентации, представляя как это будет после того, как Вы провели блестящую презентацию, что всем понравилась .

Чтобы подготовиться, Вам необходимо ответить на четыре вопроса: Кто, Что, Где & Почему!

  • Кто? Лучший способ установить связь с аудиторией — спросить, кто они и что им уже известно. Две крупнейшие ошибки, которые может сделать докладчик, это: говорить «поверх» аудитории или говорить свысока.
  • Что? Что Вы собираетесь сказать, сколько времени на это отведено, есть ли у Вас вся необходимая информация, чтобы подготовить презентацию? Затем убедитесь, что Вы готовите презентацию, учитывая Вашу аудиторию.
  • Где? Убедитесь, что Вы знаете, где будет проходить презентация, сколько времени необходимо, чтобы добраться до места, какие условия будут Вам обеспечены и идите со всем необходимым для презентации.
  • Почему? Спросите себя, какая задача Вашей презентации? Какова цель? Презентация должна информировать, убеждать или развлекать, а действительно замечательная презентация достигнет всего этого!

В первую очередь Вы там для того, чтобы продавать. Продать свои идеи группе потенциальных инвесторов, так чтобы им понравились предложенные идеи и они, как следствие, инвестировали свои деньги в Вашу компанию, проект и т.д. …

Лучший способ что-то продать — это помнить, какие выгоды имеет то, что Вы продаете, для того, кому Вы это предлагаете. Запомните эту аббревиатуру: WIFT (What’s In It For Them?) — Что в этом для них. Иначе говоря, они хотят от меня услышать? Чем я могу поделиться с ними, что сделает нашу идею/план выгодным для них? Что им нужно от этого проекта/плана?
Что вы говорите!?!

План

Прекрасный инструмент для подготовки презентации, собственно, это схема Вашей презентации. План поможет Вам увидеть, какие главные идеи Вы выделяете; как они связаны между собой, и в правильном ли порядке Вы их представляете. Используйте карточки для заметок и один лист бумаги.

Ваш план будет Вашим проводником во время презентации, когда Вы будете продвигаться от одной мысли к другой.

* ПРАВИЛО:

(1) Скажите им, что Вы собираетесь сказать,
(2) Скажите им это, затем
(3) Скажите им, что Вы только что им сказали.

Ключевые аспекты

Убедитесь, что Вы выбрали правильное количество ключевых аспектов. Оцените, что Ваша аудитория должна знать, и включите только релевантную информацию. Максимальное количество ключевых идей (акцентов) в презентации — семь, и чем меньше, тем лучше.

Попробуйте понять, сколько идей аудитория сможет помнить после того, как Вы закончите. Используйте, где необходимо, примеры, чтобы донести мысль, включая числа, суммы и конкретику, и убедитесь, что все, что Вы говорите, является точным и правдивым.

Время

Если у Вас есть 30 минут на доклад, подготовьте презентацию на 20-25 минут. Таким образом останется время для вопросов и комментариев, поскольку лучше говорить очень мало, чем слишком много. 20 минут это хорошая длина, что позволяет достичь цели и не потерять внимания аудитории.

У Вас всегда время будет ограничено, поэтому используйте его разумно и не тратьте слишком много на какую-то деталь. Признайте, что их время также ценно! * ПРАВИЛО: укажите, что Ваша презентация займет на 30% больше времени, когда будете докладывать перед аудиторией. Заключение должно занимать 5-10% всего времени.

Практика

Для того, чтобы сделать хорошую презентацию, очень важно заранее практиковаться. Делайте это столько раз, пока не будете чувствовать себя уверенно с тем, что Вам хочется и нужно сказать. Хорошо делать презентацию перед аудиторией — это как хорошо играть в теннис или шахматы — Вы не будете знать, как победить, потратив время, чтобы понять, что у Вас получается хорошо, а над чем необходимо работать.

*СОВЕТ! Тренируйтесь наедине, перед Вашими коллегами и возможно даже друзьями, которые могут предоставить Вам обратную связь со «свежей» точкой зрения.

Как вы это говорите

Недостаточно просто иметь великолепное содержание презентации — Вам также необходимо донести материал профессионально и увлекательно.

Существует ряд методов, которые можно использовать, для того чтобы Ваши основные идеи были услышаны, чтобы держать внимание аудитории на протяжении всей презентации и для того, чтобы люди запомнили, что Вы говорили.

СОВЕТ! Хорошей идеей будет послушать профессиональных спикеров, политиков, актеров и дикторов, уделяя внимание их вокальным изменениям.

  1. Говорите громко, чтобы все в комнате могли Вас слышать … если они не слышат Вас, то не будут слушать.
  2. Говорите медленно и четко … не спешите с докладом. Вы хотите, чтобы они поняли, что Вы говорите и могли вспомнить это позже. И когда вы доходить до ключевой идеи, замедлите слова еще немного для большего ударения.
  3. Разнообразьте свой голос … Если Вы будете использовать тот же тон/громкость во время всей презентации, Вашей аудитории это надоест. Изменяйте тембра в нужных местах и часто, но не постоянно, добавляйте больший упор словам.
  4. Используйте паузы … не бойтесь использовать короткие перерывы в речи. Тишина может быть очень эффективным инструментом, когда Вы выделяете конкретную мысли, которую хотели, чтобы аудитория записала или запомнила. 3-5 секундный перерыв может быть очень эффективен при ударении на Вашей идее.
  5. Ключевые слова важны. Вы должны знать свои ключевые слова/моменты до начала презентации. Используйте любой из приведенных методов: замедляйте слова, изменяйте голос или используйте паузы, чтобы добавить акцент ключевым моментам в Вашей презентации. Практикуйтесь заранее, чтобы знать где и как делать ударение.
  6. Искорените отвлекающие звуки, которые помешают Вашим слушателям услышать то, что Вы хотите сказать. Например эээ…, ммм .., ну ….

*СОВЕТ! Отличный способ оценить свои сильные и слабые стороны презентации — записать себя на видео. Глядя на себя во время речи через взгляд аудитории, Вы сможете заметить слова-паразиты, о которых бы иначе не догадывались.

Как это говорит ваше тело

Ваш язык жестов так же важен, как и слова, которые вы произносите. Важно быть не формальным, но профессиональным во время презентации, и у нас есть замечательные советы, которые помогут Вам донести правильную мысль до Вашей аудитории:

  1. Тело: хорошо постановленная осанка говорит Вашей аудитории о том, что Вы уверены, квалифицированны и знаете о собственных возможностях и возможностях Вашей компании. Стойте прямо и удобно, не сутультесь. Хорошая поза — ноги на ширине плеч, не опирайтесь на трибуну и не «шаркайте» ногами. Руки должны быть вытянуты вдоль тела — таким образом Вы сможете жестикулировать, когда нужно.
  2. Глаза: держите зрительный контакт со всеми в комнате, давая всем присутствующим почувствовать себя включенными и задействованными. Хороший зрительный контакт включает «остановку» взгляда на каждом из присутствующих, не задерживаясь слишком долго на одном. Вы не должны фокусироваться только на одном человеке и говорить только с ним все время, также Вы не должны смотреть поверх голов в противоположную сторону комнаты или говорить в пол, избегая всех вместе.
  3. Лицо: следите за выражением своего лица во время презентации. Если Вам не нравится то, что Вы услышали во время встречи, не дайте вашему лицу это выразить! Если Вы сделаете ошибку во время речи, просто идите дальше — скорее всего Ваша аудитория даже не заметит, что Вы ее допустили.
  4. Лицом к ним: Всегда стойте лицом к аудитории. Не возвращайтесь к ним спиной, так как это временно разрывает контакт, и если это будет повторяться часто, то приведет к тому, что аудитория перестанет уделять внимание. СОВЕТ! Если у Вас есть доска, напишите на ней то, что необходимо перед началом презентации.
  5. Движения: искореним любые звуки, которые помешают Вашим слушателям услышать то, что Вы хотите сказать. Например – шарканье ногами, стук ручкой, качания на стуле, если Вы сидите, топот ногами …

Пошаговое проведения презентации

  1. Представление: представьтесь и скажите, о чем идет речь в Вашей части презентации, если Вы не единственный спикер. Кто Вы есть и о Вашей роли в компании можно рассказать менее, чем за 2 минуты. Вам для этого и других подобных презентаций нужно подготовить «подъемную» речь.
  2. Связь: Сразу начните налаживать связь с аудиторией. Старайтесь установить контакт со своей аудиторией лично, но профессионально.
  3. Внимание: захватите их внимания в самом начале. Предварительно расскажите историю о Вашей компании или пример, показывающую, почему в нее правильно инвестировать . Употребляйте целесообразный юмор – аудитория, что смеется – расслабленная аудитория.
  4. Простота (KISS — keep it simple, silly): Используйте простые слова, всегда помните о своих слушателях; если они не понимают, что Вы говорите, они не запомнят это.
  5. Чтобы начать дискуссию, покажите свое намерение, сказав: «давайте сейчас обсудим …» или «Я бы хотел поговорить о …». Используйте свой план и обращайтесь к слайдам Power Point.
  6. Четкость: Двигаясь между основными мыслями презентации, дайте аудитории понять, когда Вы переходите к следующей мысли. Разнообразьте использование переходных фраз такими примерами: «Следующий момент …», «Сейчас я объясню …», «Следующий вопрос для рассмотрения …», и «Давайте на минутку изменим направление …».
  7. Используйте четкие примеры для поддержки Ваших утверждений. Все примеры, которые Вы используете, должны поддерживать цель — доказать, что Ваша компания — лучшая.
  8. Выделяйте основные моменты, используя раздаточные материалы, изменяя голос, используя тишину и т.д. … Используйте факты, цифры, где целесообразно, но не забрасывайте цифрами, потому что запоминаются только несколько цифр.
  9. Проверяйте свою аудиторию … Убедитесь, что люди следят за тем, что Вы говорите, задавая им вопросы и следя за реакцией. Спрашивайте — они «с вами ли», задавая такие вопросы как «это кажется логичным?» Или «Вам понятно?».
  10. Чтобы закончить, суммируйте ваши главные моменты снова. Например, «Таким образом, повторю основные моменты …» или «Чтобы подытожить …». Целью заключения является закрепление основных идей презентации.
  11. Предложите задать вопрос … Дайте им возможность задать вопросы, которые они хотят, чтобы ничто не осталось без ответа и можно было устранить все вопросы, которые их волнуют.
  12. Практика, практика, практика! Сколько раз будет достаточно?

II. Как презентовать инвестору

• Исследуйте тщательно … Узнайте все, что можно о своем потенциальном «клиента», особенно через их Интернет страницу, которая может обеспечить широкую, полезную информацию перед вашей встречей.
• Будьте организованы … Разделите презентацию на конкретные сегменты:

  •  краткое вступление о том, кто Вы такой, историю вашей компании, и т.п. …
  •  обсуждение проблемы, решения, рынков и т.д.,
  •  команда и менеджмент, и …
  •  закончите финансовыми вопросами и «призывом к действию», который означает, что именно Вам нужно, например — деньги.
  •  Установите связь … Эта презентация прежде всего является предложением, и как с любым предложением, Вас будут лучше воспринимать, если Вам удастся установить связь, такую как общие друзья или предприятия, в которых они уже задействованы.
  • Определите рынок и его потенциал … Инвесторы хотят знать, что Вы и Ваша компания понимаете о рынке и в рынках. Будьте конкретны, а также включите информацию о том, как вы вписываетесь в их инвестиционную или рыночную стратегию. Включите в Ваш анализ размер рынка, характеристики, потенциал и тенденции роста.
  • Продайте свою команду… Очень положительно расскажите о менеджменте, давая слушателям понять, кто эти люди, которые могут воплотить идею в жизнь, включая их знания, опыт и специализации. Инвесторы хотят знать, что вы (и ваша команда) действительно можете.
  • Решите проблему … Покажите им, что вы решаете серьезную проблему и у вас есть решение, а затем оберните проблему в возможность, с которой может справиться ваша компания. Они должны поверить, что рынок не может без вас жить!
  • Проанализируйте вашу конкуренцию … Поясните, кто ваши конкуренты, исследуйте их выгодные стороны и детализируйте свои истинные конкурентные преимущества, используя конкретные примеры, которые не умаляют конкуренцию, но скорее предоставляют необходимую информацию о ваших собственных сильных сторонах.
  • Подготовьтесь к вопросам … Перед презентацией подготовьте ряд вопросов, которые Вам могут задать по поводу спича, и будьте заранее готовы дать на них ответ. Подготовьте список, полагаясь на опыт прошлых презентаций, или спросите кого-то с опытом инвестора, какие вопросы чаще всего возникают, чтобы быть подготовленным лучше.
  • Практикуйтесь … Наконец, потренируйте Вашу презентацию наедине, перед видеокамерой или перед людьми, которые ничего не знают о Вашей компании. Также практикуйте ответы на вопросы, которые Вы подготовили, чтобы казаться осведомленным перед аудиторией. Драгоценное время, которое у Вас есть, не должен быть потрачено на поиск ответов. Практика предоставит Вам уверенности и улучшит презентацию.
  • Учите —- размышляйте —— объясняйте

III. Как провести презентацию прекрасно!

Поймите цель встречи: На предварительных встречах Вашей целью является не рассказать инвестору все, что Вы знаете о компании, а скорее заинтриговать инвесторов, чтобы им захотелось узнать больше. На вторых и третьих встречах у Вас будет возможность рассказать больше о технологиях, прототипах, данных, персонале и т.д. …

В конце, во время финансовой проверки, у вас будет время и возможность поговорить обо всем. Не перегружайте большим количеством деталей, всегда помните, что то, что вы говорите, должно перекликаться с главными идеями.

Введение, Ваши первые 30 секунд:

Инвесторы обычно принимают решения в первые 30 секунд вашей презентации. Начните сильно, продавая ваше предложение положительно и с энтузиазмом. Расскажите им, кто Вы, каковы Ваши полномочия, о чем Вы будете говорить, и немедленно дайте причину, почему они должны Вас слушать. Первые 30 секунд Вы хотите, чтобы они думали, «Вот это да! Я должен услышать до конца эту презентацию».

* ПРАВИЛО: Прекрасным инструментом является творчески придумать строку/предложения, которое Вы будете говорить во время Вашей презентацию, подтверждающее ваши сильные стороны, задачи, ваши возможности на рынке … Вспомните известных людей и сильные слова, которые они использовали.

Взаимодействие:

Убедитесь, что Вы говорите со своей аудиторией, а не читаете им. Знайте свой материал достаточно хорошо, чтобы Ваш письменный материал был для Вас только проводником. Если будут возникать вопросы, позвольте их задать, чтобы наладить хороший диалог между Вами и аудиторией. Контакт должен был начать устанавливаться во вступлении, но поддерживайте его во время всей презентации, сохраняя связь с аудиторией.

* ПРАВИЛО: Среднее время концентрации внимания аудитории — 30 минут, и не более 45. За это время они примут только 1/3 информации. Поэтому необходимо повторить главные идеи в середине презентации, и еще раз в заключении.

Искусство & Наука

Искусство — это как Вы «владеете комнатой», передавая свой энтузиазм относительно ваших идей и устанавливая связь с аудиторией. Захватите внимание своего слушателя; будьте полны энтузиазма и энергии.

Наука – это умение оставаться собранным, начиная, продолжая (проблема, ваше решение, рынок и т.д. …), затем рассказывая о команде управления, заканчивая финансовыми аспектами и призывом к действию, которое подтолкнёт вашу аудиторию к принятию и поддержке того, что вы хотите .

!!! R.A.M.P. (Контакт, Внимание Сообщения План) — Хорошо помните эту аббревиатуру в начале и во время всей презентации!:

(1) Установить контакт,
(2) Получить и сохранять их внимание,
(3) Донести свое сообщение, и
(4) Затем рассказать им свой выигрышный план/решения.

Расскажите историю:

Лучший способ рассказать что-то о компании кроме фактов и цифр — рассказать историю. Историю, которая иллюстрирует сильные стороны компании, выгоды и причины, почему инвесторы должны выбрать именно вашу компанию среди других.

История должна быть правдивой, сильной, возможно с юмором, и она должна убедить в серьезных возможностях. Аудитория скорее запомнит Вашу истории, чем какую-то другую часть презентации, поэтому этот инструмент может быть единственным способом выделиться из числа конкурентов, если они есть.

Вопросы и ответы:

Если предлагаете задать вопрос в конце, закончите на «высокой ноте». Не ждите, пока вопросы закончатся, и не просите задать еще один вопрос, когда он может принести что-то, чего Вы не хотите. Вместо этого подождите, пока не получите вопрос, на который дадите блестящий ответ, и тогда сразу же объявляйте, что это все.

С другой стороны, если Вы предлагаете задать Вам вопрос, но ни у кого их нет, тогда скажите слушателям: «Спасибо. Я думаю, что исчерпал уже все свое время, хотя вас все еще наверняка интересует (вставляете здесь свой вопрос)». Потом даете на него замечательный ответ, который их поразит!:)

Никаких письменных ошибок:

Сделайте проверку написанного текста! Нет ничего хуже способа разрушить прекрасную презентацию, чем иметь ошибки в розданных материалах или презентации PowerPoint. Любая ошибка уменьшать доверие к Вам и Вашей презентации, а систематические ошибки запомнятся лучше, чем информация, которую Вы пытаетесь донести. Убедитесь, что ошибок нет, и чувствуйте гордость за безупречную работу.

Выводы:

Оставляйте информацию, которая у Вас уже есть, не пытайтесь добавлять новый материал и придерживайтесь выделенного Вам времени. Если вы забыли что-то и вспомнили это только в конце, включите это только в случае того, если это действительно ключевой момент.

Тогда скажите, что хотели бы поделиться с аудиторией одной последней мыслью, выскажите ее коротко и закройте. И помните, вы не «закончили» вашу презентацию, когда закончили говорить. Пока Вы не окажетесь на пути домой, считайте, что Вы еще принимаете активное участие в презентации, представляйте, что Вы «на сцене», оставаясь профессиональным все время.

IV. Советы по использованию визуальных средств

Очень помогает использование визуальных средств, если их использовать хорошо и эффективно. Люди могут быть «визуальными», «слуховыми» и «тактильными» приемниками, таким образом, предлагая аудитории возможность буквально увидеть то, что Вы говорите, выделяя основные моменты в дополнение к тому, что они слышат, — вы получаете отличный инструмент продаж.

Программа Microsoft’s PowerPoint — наиболее распространенная визуальная поддержка, которая используется в современном бизнес мире, хотя флипчарты и доски можно использовать для помощи спикеру, если PowerPoint не доступен.

С другой стороны, большое количество слайдов PowerPoint во время презентации может отвлекать, привести к потере связи с аудиторией.

СОВЕТ! Принесите раздаточные материалы презентации, но не показывайте их (или покажите несколько) аудитории, пока Вы не подойдете к концу презентации.

Power Point

  1. Используйте не более 12 — 15 слайдов. Сделаете больше — и Вы будете читать свою информацию Вашим слушателям, не имея времени на подчеркивание основных моментов.
  2. Используйте минимум 16-й шрифт, чтобы информацию можно было прочитать.
  3. Используйте рисунки и графики вместо слов и цифр, где возможно
  4. 3 — 5 маркированных идей на слайде легче прочитать и запомнить, чем большее количество.
  5.  Не злоупотребляйте жирным шрифтом, избегайте текстурных фонов на слайдах — может усложнить чтение информации.
  6. Используйте цвета, чтобы сделать слайды более интересными, но так, чтобы это не отвлекало от информации, которую Вы представляете; хорошее правило — не использовать больше 3 цветов в одной презентации.
  7. Все, что есть на слайде, должно усиливать идею, которую Вы озвучиваете.
  8. Укажите Ваши ссылки на слайдах или хотя бы в розданных материалах, чтобы они могли обратиться к ним позже, если захотят.
  9. Дайте аудитории время сделать заметки из материала, который вы показываете.
  10. Всегда, всегда! Печатайте дополнительные копии материалов презентации и берите с собой, чтобы быть уверенным, что копий хватит на всех (и возьмите больше!).
  11. И конечно, тренируйтесь хорошо использовать визуальную помощь перед презентацией, и убедитесь, что все работает в день самой презентации.

Доска

  1. Напишите информацию на доске перед началом презентации, чтобы не приходилось постоянно поворачиваться спиной к аудитории и терять «связь».
  2. Возьмите дополнительные ручки (маркеры), если собираетесь писать на доске.
  3. Пишите большими буквами и аккуратно, чтобы все в комнате могли прочитать
x

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *